レンタルスペースALBEでの予約に関わらず、レンタルスペースのご予約においてお客様のご都合で日程を変更したい場合や、やむを得ずキャンセルを希望される場合もあるかと思います。レンタルスペースALBEでは、すべてのお客様に公平でスムーズなサービスを提供するために、各スペースごとに明確な「日程変更ポリシー」および「キャンセルポリシー」を設定しております。

本記事では、弊社が運営するレンタルスペースの変更・キャンセルに関するルールについて、その基本的な考え方と運用の流れをご案内いたします。

日程変更ポリシーとは？

日程変更ポリシーとは、お客様が一度確定した予約日を、別の日程に変更する場合のルールを定めたものです。このポリシーには、「いつまでに連絡すれば日程変更が可能か」「時間の変更もできるのか」といった点が含まれています。

たとえば、ご予約後に急な予定変更が発生した場合、事前にご連絡をいただければ日程の変更を承ることができるケースもあります。ただし、他のお客様との兼ね合いやスペースの管理運用上、変更可能な期限や条件には制限がございます。

一般的に、日程変更は一定期間前までのご連絡が必要となっており、それを過ぎてしまうと変更ができなかったり、追加料金が発生したりする場合もあります。なるべく早めのご相談をおすすめしています。

キャンセルポリシーとは？

キャンセルポリシーとは、お客様がご予約を取り消す際のルールや、キャンセル料が発生するタイミング、その返金方法などを定めた規定です。弊社のレンタルスペースでは、利用予定日からの残り日数に応じて、キャンセル料が発生する段階的なルールを採用しています。

このようなポリシーは、キャンセルによる運営側の損失や、他のお客様のご予約機会損失を防ぐために設定されているものです。特に、直前のキャンセルとなると、再販が難しくなるため、より高いキャンセル料が設定されていることが一般的です。

また、キャンセルによって返金が生じる場合は、所定の手続きを経てご返金を行います。返金方法にはクレジットカード決済からのご返金や銀行振込による対応などがあり、処理には一定の営業日数がかかることもあります。なお、手数料が発生する場合には、返金額からの差し引きとなりますのでご了承ください。

なぜスペースごとにポリシーが異なるのか

弊社が運営するスペースは、それぞれに異なる立地条件、広さ、用途、設備特性などを持っています。たとえば、音楽練習用スペース、大人数対応のホール、和風の装飾が施された空間など、多様なタイプのスペースがあります。

これらの違いによって、管理体制や予約状況も異なるため、ポリシーも一律ではなく、スペースごとに個別に設定されています。たとえば、事前準備が必要なスペースであれば早期のキャンセル締切が設けられることがありますし、比較的予約が流動的なスペースであれば柔軟な対応が可能な場合もあります。

このような理由から、弊社では各スペース詳細ページに、該当するポリシーを明記しております。ご利用前には、必ずご確認いただくことが重要です。

変更・キャンセル時の注意点

日程変更やキャンセルを行う際には、いくつかの注意点がございます。以下に、スムーズな対応を行うためのポイントをご紹介いたします。

1. 早めの連絡がカギ

キャンセルや日程変更のご希望がある場合は、できる限り早くご連絡ください。早期であればあるほど、より柔軟な対応が可能となります。直前の変更や無断キャンセルは、キャンセル料が高額になるばかりか、今後のご利用に影響を及ぼす可能性もございます。

2. 正確な情報を提供

変更・キャンセルのご連絡時には、予約番号やご予約者名、希望する変更内容などを明確にお伝えください。スムーズな確認・手続きのために、正確な情報提供が重要です。

3. ポリシーは随時見直される場合があります

社会状況や運営体制の変更により、ポリシーが見直されることもあります。過去にご利用いただいたことがある場合でも、再度のご予約時には最新のポリシー内容を確認するようにしてください。

よくあるご質問（FAQ）

Q. 雨天などの自然災害時もキャンセル料は発生しますか？

原則として、天候などによるキャンセルもキャンセルポリシーに基づいた対応となりますが、特別な事情がある場合には個別にご相談ください。状況により柔軟に判断させていただくこともございます。

Q. 利用時間の短縮は料金に反映されますか？

ご予約後に利用時間を短縮された場合に関しては、スペースやタイミングによって異なりますが、基本的に短縮分を日程変更もしくはキャンセルとしてご対応する形となります。時間変更をご希望の際は、できるだけ早い段階でのご連絡をお願いいたします。

ご利用前の確認が安心につながります

弊社では、お客様に気持ちよくスペースをご利用いただけるよう、明確で公平なポリシーの運用を大切にしています。トラブルを未然に防ぐためにも、ご予約前にはスペース詳細ページのポリシー項目をよくお読みいただき、ご不明点があれば事前にお問い合わせいただくことをおすすめします。

お客様のご事情に合わせた柔軟な対応も可能な限り行っておりますので、安心してご利用いただけるように、今後とも努めてまいります。