皆さんこんにちは！
今日もレンタルスペースを生業にしている同業者の方のお役に立てるお話ができればと思います。
レンタルスペース事業をされている皆さんの予約受付はどのようにされていますか？
スペースマーケットさんなどのポータルサイトを中心にされている方のほうが多いのではないかなと思います。
実はレンタルスペースALBEの母体は名古屋にあるファーストクリエイトというWEB制作会社でして、予約の仕組みについては長年調査し、実際にいろいろと試してきました。
この記事では、私たちが実際に契約して運用した3つの予約システムを、レンタルスペース事業で必要になる条件に当てはめて比較します。あわせて、契約する前に確かめておいたほうがよいことも書きました。
先に結論：3つの質問で、選ぶものが決まります
比較表を眺める前に、ご自身の施設がどこに当てはまるかを決めてしまったほうが早いです。
| ご自身の施設は | 向いているもの |
|---|---|
| 料金が単一で、オプションも少ない | Googleで予約 |
| 料金設定やオプションが複雑 | チョイスリザーブ |
| 料金は複雑ではないが、予約のしやすさを優先したい | RESERVA |
| 公式サイトの中で決済まで完結させたい | WordPressのプラグイン（後述） |
選ぶ前に決めておく、5つの前提条件
レンタルスペースの予約は、ホテルや民泊より条件が多くなります。日付ではなく時間で売るからです。カタログを見る前に、この5つのうちどれが自分にとって必須なのかを決めておくと判断が早くなります。
① Googleカレンダーと「双方向」で同期できるか
多くのオーナーさんはGoogleカレンダーを台帳として使っていますよね。ここで大事なのは、一方通行では足りないということです。
予約システムからGoogleカレンダーへ書き込めても逆ができないと、ポータルサイトから入った予約が予約システムに反映されません。空き枠が実態とずれたまま直販のお客様が予約されれば、ダブルブッキングです。
つまり双方向同期は、便利機能ではなく事故を防ぐ機能です。ポータルと併売している限り、ここが一方通行だと手で転記し続けることになります。
② 曜日・時間帯・季節で単価を変えられるか
昼夜、曜日、時期で料金に差があるのがこの商売です。私たちも平日と土日祝で時間単価を分けていますし、時間貸しと1日貸しを同じ部屋で併売しているスペースもあります。この掛け合わせがそのまま設定できるかを確かめてください。
③ 最低利用時間を設定できるか
見落とされがちですが、効いてきます。1時間だけのご予約が飛び込みで入ると、その前後が売れなくなるからです。
私たちは全スペースに最低利用時間を設けています。設定できないシステムだと、受けたあとに個別でお断りすることになり、お客様にも申し訳が立ちません。
④ カード決済が、その画面の中で終わるか
カード決済があると資金回収が早くなります。おすすめはStripeで、弊社ではペイパルからStripeに変更したらコンバージョン率がかなり向上しました。
もうひとつ、決済の画面遷移も見てください。決済のときに別サイトへ飛ばされると、そこで離脱される方が出ます。
⑤ 備品のオプションを、予約と一緒に選べるか
レンタルスペースはオプションの出入りが多い商売です。予約と別で承ると、当日に「頼んだつもりだった」が起きます。予約の画面の中でオプションまで決まる形にしておくと、確認メールにもそのまま載るので行き違いが減ります。
厄介なのは、この5つが1つ欠けただけでも手作業がまるごと1つ増えるという点です。9割合っていても、残りの1割を人が埋めることになります。
なぜそうなるのかは ASPで合わない理由と、自社開発という選択肢 に詳しく書きました。
実際に使ってきた3つを、5つの条件で比べる
いずれも私たちが契約して運用したものです。カタログの転記ではなく、使った感想です。
| チョイスリザーブ | RESERVA | Googleで予約 | |
|---|---|---|---|
| ① Googleカレンダー双方向 | 一方通行 | 上位プランのみ | 標準で双方向 |
| ② 複雑な料金設定 | かなり細かく可 | シンプルな施設向き | ほぼ不可 |
| ③ 最低利用時間 | 可 | 可 | 設定の幅が狭い |
| ④ 決済連携 | ゼウス・GMO | 標準搭載 | PayPal・Stripe |
| ⑤ オプション選択 | 細かく可 | 可 | 簡易なものなら可 |
| サポート | 電話あり | メール | ― |
| 料金の印象 | やや高め | 中位（上位プランで上がる） | 安い |
表のとおり、①と②を同時に満たすものが無いのが実際のところでした。ここが私たちの詰まったところです。
チョイスリザーブさん
3年ほど継続して利用させていただきました。料金設定やオプションが複雑な施設には合います。受付設定も料金設定もかなり細かくでき、設定に悩んだときはサポートデスクに電話で相談しながら組み立てていけました。他社より少し高めですが、少人数で運営している事業者にとっては価値があると思います。
唯一にして最大の難点が、Googleカレンダー連携が一方通行だったことです。ポータルから予約が入るたびに手でチョイスリザーブへ入力していました。3年使って、いちばん時間を取られたのがこの転記です。設定の自由度は申し分なかったのに、ここだけで当日予約を開けられませんでした。
RESERVA（レゼルバ）さん
使用した期間は短いですが、料金設定があまり複雑ではない施設にはピッタリです。予約申し込みのユーザビリティが良く、決済機能も標準で搭載されているので、決済の知識があまりなくても対策ができます。
注意点はGoogleカレンダー連携で、双方向同期はエンタープライズプラン以上になります。料金表には「Googleカレンダー連携」としか書かれていないことが多いので、双方向かどうかは問い合わせて確かめたほうが早いです。
Googleで予約
単一料金でシンプルな予約体系の事業者さんには、逆にかなりハマります。複雑なことはほとんどできませんが、予約とオプション選択だけでOKなら使いやすいと思います。
強みは連携です。Googleが提供しているので即カレンダーと相互連携しますし、Googleビジネスプロフィールとも連携するので、検索から予約申し込みまでが途切れません。ペイパルやStripeでの決済も可能です。Google Workspace Individualアカウントが必要で、月額千円台から始められます。
1スペースだけ、料金も単一、という始めたばかりの方にはこれがいちばん費用対効果が高いと思います。
公式サイトの中で完結させたい場合
公式サイトがあって、決済まで画面遷移させずに終わらせたいというご要望もあると思います。その場合はWordPressのプラグインという手があり、私たちが最後に辿り着いたのは「Bookly」でした。アドオンを足していく形なので、複雑な料金設定にも付いてきてくれます。
詳しくは 公式サイトの予約システム に書きました。
どれも合わなかったときの、もうひとつの道
正直に書きます。私たちは結局この3つでもBooklyでも届かず、自分たちで予約システムを作りました。機能が足りなかったからではなく、探し続けるコストのほうが作るコストを上回ったという判断です。
とはいえ、誰にでもお勧めできる道ではありません。ASPで足りている方には、ASPをおすすめします。料金がシンプルで、スペース数が少なく、いまのやり方で手間を感じていないのであれば、置き換える理由はありません。
経緯と判断の基準 … ASPで合わない理由と、自社開発という選択肢
実際に作った記録（全12話） … ノンプログラマーが、AIと2週間で予約システムを作った話
契約する前に、確かめておくとよいこと
私たちは「運用に乗せる直前で合わないと分かる」を何度も繰り返しました。試用のあいだに次の5つを通しておくと、その手戻りを減らせます。
- ポータルから入った予約を、手で入れる場面まで通す。1件やってみると、毎日これをやるのかどうかが分かります
- いちばん複雑なスペースで設定する。簡単な部屋で試すと通ってしまいます
- 双方向同期が、どのプランから使えるのかを聞く。料金表には「カレンダー連携」としか書かれていないことがあります
- お客様の予約を、どうやって移すのかを決める。ここが決まっていないと切り替え日を置けません
- やめるときにデータを持ち出せるか確かめる。お客様の連絡先と予約履歴は、こちらの資産です
そしてもうひとつ。「予約のしやすさ」は機能表に載りません。
私たちはBooklyで、プランを選んでから日時を選ぶ設計が初めてのお客様のハードルになることに、運用してから気づきました。日本のお客様は、まずカレンダーを見て空いている日を探されます。この順番の違いは、実際に申し込む場面を見るまで分かりませんでした。
よくあるご質問
ポータルサイトはやめたほうがよいのでしょうか
いいえ。私たちも今なお活用させていただいています。集客力は確かにあります。手数料の負担と、お客様との関係が積み上がらないことをどう見るかという話です。直販と併売するのが現実的かと思います。
予約システムは、いくらくらいかかりますか
ASPであれば月額数千円から一万円台が目安です。ただし双方向同期のような要件を満たすために上位プランが必要になることが多いので、必要な機能で見積もってください。
Googleカレンダーの双方向同期は、そんなに大事ですか
ポータルサイトと併売しているなら、いちばん大事です。一方通行だと、ポータルから入った予約を手で転記し続けることになります。やらないとダブルブッキングが起きるので、省けない作業になります。
当日予約は受けたほうがよいですか
受けられる体制があるなら、受けたほうがよいと思います。手入力に頼っていた時期、ピアノ練習室の受付を前日で締め切っていました。いま当日予約を開けてみると、直前のご予約がかなりの割合を占めています。締め切っているあいだは、この需要がまったく見えませんでした。
自社開発は、どういう場合に意味がありますか
複数のスペースを運営していて、料金体系が複雑で、ASPに合わせるために毎日どこかで手作業が発生している場合です。その手作業の年間コストと、ポータルサイトへの手数料の合計が、投資と釣り合うかどうかでご判断ください。
ご相談ください
レンタルスペース事業をうまく運営していくために必要なツールは、やはり「予約システム」です。少人数で運営するうえで必要不可欠ですよね。
私たちが構築した予約システムを、他の施設向けにカスタマイズしてご提供することもできます。レンタルスペース特有の要件はひととおり実装済みです。計算のお手伝いも含めて、10年分の経験は惜しみなくお伝えします。
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